Si sigues usando Word para escribir, lo estás haciendo mal

—Te lo paso en un Doc.— La frase nos suena perfectamente normal y probablemente la hemos escuchado cientos de veces dentro y fuera de la oficina sin pestañear. Sin embargo, el Doc de marras hace referencia a un formato propietario y cerrado diseñado por una única compañía hace ya más de 40 años. A día de hoy, Microsoft Word sigue siendo el estándar de facto a la hora de redactar y editar documentos de texto. No existen cifras oficiales actualizadas, pero se calcula que Word, que hoy forma parte de la suite Microsoft 365, está presente en más de mil millones de computadoras en todo el mundo. Esa es básicamente la cifra actual de adopción de Windows, y Word es la opción por defecto de ese sistema operativo. La inercia puede ser un poderoso aliado.

El éxito de Word no fue inmediato. Su creación se remonta a 1983, pero su despegue no llegó hasta 1990. En esa fecha Word se integró en la archiconocida suite Microsoft Office. A su vez, el paquete de software comenzó a formar parte de las diferentes versiones de Windows, comenzando por la 3.1.

Venir instalado por defecto con el sistema operativo de Microsoft no fue la única razón de su éxito. Esa razón era un palabro llamado WYSIWYG, acrónimo en inglés de “Lo que ves es lo que obtienes”. Word fue uno de los primeros procesadores de textos en mostrar en pantalla los estilos de letra del documento, de manera que lo que los usuarios veían era algo muy parecido a lo que luego iba a salir por la impresora.

A día de hoy, Word es una potente herramienta repleta de funciones, capaz de sincronizarse entre diferentes dispositivos y de guardar y editar archivos en la nube. Sus textos pueden ser editados por varias personas a la vez y revisados en tiempo real por la IA de Copilot.

Lamentablemente, no todo es de color de rosa en esta evolución. La adopción de más y más funciones terminó por complicar la interfaz hasta extremos que muchos consideran excesivos. El cambio de los menús tradicionales a la interfaz tipo Ribbon en 2007 tampoco ha sido del gusto de todos. Es cierto que su formato nativo Doc (hoy DocX) está universalmente extendido, pero no siempre tiene buena compatibilidad con otras extensiones de archivo. Por si esto fuera poco, en 2013 Word pasó a formar parte de un modelo de suscripción que hoy cuesta 99 euros al año (10 euros al mes) o 129 euros (13 al mes) para el plan familiar de hasta seis usuarios. Comprar una licencia de pago único es posible (se llama Office Hogar 2024), pero tiene desventajas. Cuesta 149 euros y no incluye actualizaciones ni servicios en nube.

El mayor inconveniente de Office es precisamente su versatilidad. Microsoft siempre ha tratado de hacer que Word sea una herramienta general multiusos, y ese tipo de herramientas pueden ser muy engorrosas de utilizar para tareas especializadas. Estamos en 2026. Si sigues usando Word para tus textos quizá estés cometiendo un error. A continuación vamos a repasar algunas alternativas mejores y más baratas.

Alternativas a Word de uso general

Comencemos por el caso más común, que es el de un usuario que necesita la máxima compatibilidad con los archivos de Microsoft 365, pero sin pagar una suscripción. Es el caso típico de usuarios particulares que no necesitan escribir textos más largos que una carta ni lo hacen con mucha frecuencia. Aquí todo depende de si puedes permitirte una conexión a internet o no. Si la respuesta es afirmativa, considera usar la opción web de Microsoft 365. Sus herramientas de edición son muy básicas, pero permiten guardar archivos en la nube, acceder a ellos desde diferentes dispositivos y editarlos entre varias personas. Por supuesto, el Word de Microsoft 365 no es más que la alternativa a Google Docs, que es la opción a elegir si dependemos mucho del ecosistema de Google. Ambas plataformas son gratuitas.

Si lo que necesitas es un editor de textos completo, de uso general, y que puedas usar con independencia de Internet, la mejor opción, de largo, es LibreOffice. Existe otra alternativa de código abierto llamada OpenOffice, pero la interfaz de LibreOffice es más moderna y se parece más a la de Word, por no mencionar que la compatibilidad de archivos con los formatos de Microsoft es mejor en LibreOffice. Otra ventaja de LibreOffice sobre OpenOffice es que la primera dispone de plataforma propia para trabajar en la nube en caso de que necesitemos colaborar con otras personas.

Hay una alternativa a LibreOffice con mejor compatibilidad de archivos y una interfaz incluso más moderna, pero… tiene anuncios. Se trata de WPS Office. Su versión gratuita se nutre de publicidad, y la única manera de eliminarla es pasar por el aro de una suscripción que cuesta tanto como la de Microsoft 365 (10,49 dólares al mes o 125,99 al año). Las versiones de pago tienen un generoso espacio de almacenamiento en nube de 20 GB, y autocorrección por IA. Su mayor ventaja sobre Word es que integra edición de archivos PDF, por lo que al suscribirnos matamos dos pájaros de un tiro. La alternativa a esta jugada sería LibreOffice y usar un editor de PDF gratuito como PDFGear, del que ya hablamos en su momento.

Si trabajas habitualmente en Mac ya deberías saber que Pages es el mejor editor de texto general para Mac. Además es nativo, gratuito y podemos instalarlo en todos los dispositivos Apple.

Usos especializados

No todo es escribir una carta de presentación, un informe de ventas de 16 páginas o un contrato. Si lo tuyo es escribir largo y tendido, Word es probablemente la herramienta menos adecuada. Para empezar, su interfaz está muy orientada a editar texto y ponerlo bonito, no a hacerlo más legible o mejor. No falta quien encuentra confusa la inmensa cantidad de iconos, menús, submenús y opciones de la suite de Microsoft. Es cierto que Word ha ido mejorando este problema con la incorporación de modos de concentración, pero a veces menos es más, y es preferible un editor de textos centrado en la producción y no en el diseño. Ese editor es IA Writer.

Que el nombre no te haga recular. IA Writer lleva entre nosotros desde mucho antes de que llegaran las IA. Se trata de un editor de textos minimalista que prescinde de botones, menús o herramientas para mostrar solo el texto en el que estamos trabajando. Pese a ello, dista mucho de ser simple y tiene no pocos ases en la manga. Para empezar, podemos difuminar el texto para que nos muestre solo el párrafo en el que estamos trabajando, o destacar los textos que hemos pegado en otro color para no perderlos de vista. También permite destacar en diferentes colores palabras como adjetivos, verbos o adverbios, de manera que podamos estructurar mejor las frases y eliminar redundancias o incoherencias. Finalmente, dispone de un analizador de texto que ofrece sugerencias sobre estilo.

El precio de IA Writer no es para nada desproporcionado (entre 19 y 49 dólares según la plataforma), pero si quieres probar una alternativa similar y completamente gratuita, mi recomendación es FocusWriter. Typora es una sólida alternativa para usuarios de Mac.

Probablemente te hayas fijado en que tanto IA Writer como Typora soportan algo llamado Markdown. Se trata de un lenguaje de marcado que permite aplicar formatos a un texto simplemente introduciendo caracteres. Para poner una parte del texto en negrita, por ejemplo, solo hay que poner ese texto entre dos asteriscos. Para designar una frase como encabezado solo hay que precederla del símbolo de la almohadilla. Markdown no solo permite añadir formato de una manera rápida y sin despegar los dedos del teclado. Además, es compatible con HTML y muchos programadores lo encuentran más cómodo de usar para sus textos técnicos o notas. Obsidian es el principal software de notas basado en Markdown. Hablamos de él en nuestro especial sobre aplicaciones para tomar notas.

Otra de las pegas más comunes que le encuentro a Word es que su estructura lineal no es especialmente eficaz a la hora de gestionar textos muy largos. Si necesitas poder visualizar una novela por capítulos y precisas total libertad a la hora de redistribuir acotaciones, notas al pie o párrafos completos, Word puede ser una pesadilla.

La referencia para novelistas, ensayistas o investigadores que necesitan publicar un estudio largo se llama Scrivener. Se trta de un editor de texto centrado en dar al escritor una libertad absoluta a la hora de crear pasajes, asociarlos, reorganizarlos y moverlos de un lado a otro. La estructura de lo que estamos escribiendo puede verse de manera cómoda en una suerte de corchera virtual, y además podemos exportar nuestra obra en los formatos más comunes de documento o libro electrónico. Scrivener cuesta 60 dólares en una licencia única de por vida y tiene una prueba gratuita de 30 días.

Si precisas de aún más orden o de chequear frecuentemente metas de escritura y líneas temporales, mi recomendación es Wavemaker, que además es completamente gratuita. Una buena opción para entornos Mac es Ulysses, aunque requiere de una suscripción de 39,99 dólares al año. Al final, y como puede verse, hay muchas maneras de escribir que no tienen nada que ver con Word, y ninguna de ellas es netamente superior al resto. Todo depende de cuales sean nuestras necesidades al escribir.

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